Bewirtschaftungskoordinatorin / Bewirtschaftungskoordinator (w/m/d)

Der Regionalbereich Ost der Sparte Wohnen besteht aus zwei
Kundencentern. Beide Kundencenter bestehen aus jeweils 4 Serviceteams
und einem gemeinsamen Bewirtschaftungs- und Betriebskostenteam. Dieses
Bewirtschaftungs- und Betriebskostenteam bewirtschaftet ca. 10.000
Wohneinheiten. Für den Arbeitsort Berlin suchen wir eine/einen:
Bewirtschaftungskoordinatorin / Bewirtschaftungskoordinator (w/m/d)
(Entgeltgruppe 7 TVöD Bund/Besoldungsgruppe A 7 BBesG, Kennung:
OSWO001011, Stellen‑ID 1462528) Die Einstellung erfolgt unbefristet.
Jetzt bewerben! © Bundesanstalt für Immobilienaufgaben Die
Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) – Anstalt des
öffentlichen Rechts – ist eine der größten
Immobilieneigentümerinnen Deutschlands. Das Spektrum reicht von
Wohn-, Industrie- und Gewerbeimmobilien über militärische und
ehemals militärische Flächen bis hin zu forst- und
landwirtschaftlichen Arealen. Seit dem 1. September 2020 übernimmt
die BImA mit ihrer eigens gegründeten Sparte Wohnen die
Bewirtschaftung und die Entwicklung ihrer gut 38.000 Wohnungen wieder
vollständig selbst. Verwaltet wird strategisch bedeutsamer
Streubesitz ebenso wie große Wohnquartiere in gefestigten
städtebaulichen Lagen. Die Sparte kümmert sich – mit der
Wohnungsfürsorge – um dienstortnahen und bezahlbaren Wohnraum für
die Bediensteten des Bundes, insbesondere in angespannten
Wohnungsmärkten in wirtschaftsstarken Regionen und Großstädten.
Neben dem aktuellen Fokus auf Modernisierung und Instandsetzung steht
die Sparte Wohnen für eine nachhaltige Quartiersentwicklung und hat
damit auch die Themen des demographischen Umbruchs, der
Digitalisierung und des Klimawandels fest im Blick. Die Sparte
gliedert sich organisatorisch in vier Regionalbereiche, acht
Kundencenter und 29 Serviceteams. Unsere gesellschaftliche und
unternehmerische Aufgabe sehen wir darin, sozialverantwortliche Wohn-
und Lebensräume zu schaffen. Dafür setzen wir im Geschäftsbereich
Wohnen auf eine nachhaltige Quartiersentwicklung, CO2-freie Wärme zu
bezahlbaren Preisen, Barriere-Reduzierung, Digitalisierung und
natürlich ein hohes Maß an Mieterzufriedenheit. Dafür brauchen wir
Sie! Machen Sie mit uns BImA! Was sind Ihre Aufgabenschwerpunkte?
Koordinierung im Bereich Bewirtschaftung Strukturierung der
Liegenschaft in SAP (BALIMA) zur Schaffung von
Nebenkostenabrechnungsstrukturen zur Buchung, Ablastung und Abrechnung
von Betriebskosten sowie Datenqualitätsmanagement Qualitätssicherung
der Simulation zur Nebenkostenabrechnung hinsichtlich ihrer
Richtigkeit einschließlich der Veranlassung von Umbuchungen und
Korrekturen sowie Festlegung des Datums zur Sollstellung eines
Guthabens oder einer Nachforderung Koordination und Sicherstellung
einer fristgerechten Abrechnung der Betriebskosten Bearbeitung von
Betriebskostenabrechnungen mit komplexen Sachverhalten Zuarbeiten bei
der Bearbeitung von Widersprüchen/​Beschwerden sowie Klärung von
Mieteranfragen zur Nebenkostenabrechnung Zentrale Ansprechperson für
die Bewirtschafter*innen im Zuständigkeitsbereich Ansprechperson für
die regionale Leitungsebene und die Abteilung Servicebereich der
Zentrale, u. a. zur Klärung schwieriger Sachverhalte
Ansprechperson/Schnittstelle für Energieausschreibungen, Steuerung
der Energielieferverträge, Mitwirkung und Unterstützung von
komplexen Ausschreibungsverfahren sowie Sicherstellung der
erforderlichen, fristgerechten Meldungen des Zuständigkeitsbereich
Bewirtschaftung von Wohnliegenschaften Zusammenstellung von Unterlagen
für Vertragsabschlüsse zur Bewirtschaftung sowie
Vertragscontrolling, Kontraktpflege (SAP), Bestellungs- und
Direktabruf Einholen von Angeboten und Ergebnisaufstellung
(freihändige Vergabe) sowie Vorbereitung von formellen
Ausschreibungen und Beschaffungen einschließlich Vorbereitung der
Auftragsvergabe Erstellen von Leistungsverzeichnissen für
Bewirtschaftungsverträge (z. B. Verträge für Bewachung,
Grünflächenpflege, Winterdienst) sowie für das Abfallmanagement
(Versorgungs- und Entsorgungsverträge) und über Wartungen und
Prüfungen Durchführung der Betriebskostenabrechnung in Abstimmung
mit externen Dienstleister*innen sowie Ansprechperson für die
Mieterschaft Zusammenstellung der für die Fremdabrechnung relevanten
Daten zur Übermittlung an das Abrechnungsunternehmen Erfassung,
Überprüfung und Meldung der Zählerstände für Strom, Gas, Wasser
usw. Ansprechperson für Versorgungs- und Entsorgungsunternehmen sowie
sonstiger Dienstleister*innen im Rahmen der Bewirtschaftung
Zusammenstellung und Aufteilung der Kosten des eigenen
Servicepersonals Entgegennahme von Stör- und Mängelmeldungen in
Abstimmung mit dem Baumanagement und Vertragsmanagement Vorbereitung
Versicherungsfallbearbeitung, systemseitige Belegerstellung
Unterstützung bei der Überwachung und Dokumentation der Betreiber-
und Verkehrssicherungspflichten in den Wohnliegenschaften
Betriebskostenrelevante Bearbeitung bei Übernahme von Wohnungen in
den Bestand, z. B. infolge von Übernahmen aus Drittbeständen oder
von Neubauwohnungen der Wohnraumoffensive in Abstimmung mit dem
Vertragsmanagement Rechnungs‑​/Bestellprüfung und Durchführung
der Stammdatenpflege Vornahme der sog. Vorverteilung als Vorbereitung
zur BK-Abrechnung Was erwarten wir? Qualifikation: Abgeschlossene
Berufsausbildung als Immobilienkauffrau/​Immobilienkaufmann oder
Kauffrau/Kaufmann in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft
Fachkompetenzen: Grundlegende betriebs- und immobilienwirtschaftliche
Kenntnisse und Erfahrungen in der Wohnungswirtschaft, insbesondere der
Heiz- und Nebenkostenabrechnung, von Vorteil Gute Anwendungskenntnisse
der IT‑Standardanwendungen (Microsoft Office) Kenntnisse in SAP
wünschenswert oder die Bereitschaft, sich diese kurzfristig
anzueignen Weiteres: Gründliche, sorgfältige und zuverlässige
Arbeitsweise Gutes Organisationsgeschick Gute Auffassungsgabe
Eigeninitiative und Fähigkeit zum kreativen und konzeptionellen
Arbeiten Fähigkeit, auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen
selbstständig, zielorientiert und sicher zu arbeiten