Gestionnaire scolarité et formation professionnelle (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Activités principales :

Gestion des inscriptions et de la scolarité

- Accueillir et informer les candidats (présentiel, mail, téléphone).
- Vérifier les pièces administratives et la conformité des dossiers de candidatures.
- Saisir et mettre à jour les données dans les outils de gestion (ex. CAND&PREINS, APOGEE, logiciels internes, ...).
- Assurer la modélisation des diplômes en lien avec la cellule APOGEE avant relecture par le RP.
- Assurer la logistique des formations (réservations, pauses, fournitures, reprographie, etc.).
- Suivre l'assiduité.
- Organiser les sessions d'examens et suivre les évaluations conformément aux maquettes.
- Éditer les documents officiels (certificats, relevés de notes, attestations, diplômes).

Contractualisation et suivi administratif en FP

- Établir les devis, conventions de formation et/ou contrats (entreprise, financeur, participant).
- Contrôler les effectifs et la soutenabilité financière des inscriptions (cohérence entre devis, conventions et factures).
- Gérer administrativement les sessions de formation (convocations, pré-tests, post-tests, enquêtes).
- Préparer les éléments de préfacturation en lien avec le PGF FC (dépôts des éléments sous FRAC)

Interface avec les acteurs internes et externes

- Travailler en étroite collaboration avec les responsables pédagogiques, ingénieurs de formation, enseignants et intervenants
- Échanger et traiter les dossiers avec les entreprises, OPCO, financeurs publics.
- Contribuer aux réponses à appel à projets (FIF PL) : CV formateurs, QCM, moyens pédagogiques.
- Participer à la gestion financière en lien avec le PGF, la DAJI et l'agence comptable.
- Gérer et transmettre au PGF FC les éléments de gestion (certificats d'organisation, services faits)

Suivi qualité et reporting

- Garantir la conformité réglementaire (formation continue, alternance, conventions partenariat).
- Assurer un contrôle interne pour vérifier la fiabilité des données.
- Contribuer à la mise en œuvre des procédures qualité (HCERES, certification Qualiopi, D²OF).
- Produire des tableaux de bord et indicateurs (inscriptions, recettes, suivi des conventions).
- Assurer le suivi des enquêtes de satisfaction en lien avec le service dédié (ICAP).

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences techniques attendues :

- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word), logiciels de gestion universitaire (APOGEE, FCA Manager), notions de comptabilité et de facturation
- Maîtrise de la règlementation de la formation professionnelle

Connaissances :

- Connaissance du cadre réglementaire de la FC et de la formation professionnelle
- Bonne connaissance du référentiel Qualiopi et des enjeux liés aux certifications
- Notions de gestion financière et contractuelle (facturation, conventions, financements OPCO)
- Connaissance des règles de scolarité universitaire (inscriptions, jurys, diplômes)

Savoir-être :

- Sens du service, communication claire, travail en équipe
- Rigueur, sens du détail, capacité à gérer des volumes importants
- Autonomie

Poste à pouvoir le 01/09/2026
Le poste est ouvert aux contractuels de catégorie B
Rémunération mensuelle brute: 2243,16 €
En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de :
- 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions,
- la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois,...
- l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua
- l'accès aux activités artistiques et sportives de l'université, tarifs préférentiels loisirs,
- possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel)
- restauration sur le campus avec une participation financière de l'université