Gestionnaire administratif et financier h/f (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Activités principales
1. Gestion des dépenses
-Réaliser les opérations d'engagement, de liquidation et de préparation du mandatement dans le respect de la réglementation
-Assurer la gestion complète des commandes : bons de commande, fournisseurs, livraisons, factures, saisie et suivi dans SIFAC
-Suivre les crédits budgétaires par nature de dépense ou structure
-Collecter, contrôler et archiver les pièces justificatives des dépenses
-Mettre à jour les données financières et produire des états de suivi budgétaire
2. Gestion des recettes
-Préparer les titres de recettes en lien avec les services centraux et l'agence comptable
-Suivre les recettes attendues sur projets, conventions ou prestations
-Assurer le suivi administratif des conventions génératrices de recettes : notifications, facturation, relances
-Tenir à jour les bases de données des recettes, suivre les encaissements, relancer si nécessaire
-Participation éventuelle à la gestion d'une régie de recettes, en fonction des besoins du département ou laboratoire
3. Gestion des missions et indemnités
-Organiser et suivre les missions : ordres de mission, réservations, validation
-Traiter les indemnités et vérifier la conformité des pièces
-Assurer les règlements accessoires liés aux déplacements professionnels
4. Appui au pilotage administratif du département/laboratoire
-Appuyer la direction dans la gestion logistique, budgétaire et administrative
-Participer à la préparation des besoins, au suivi des projets, à la commande publique
-Fournir des tableaux de bord budgétaires et contribuer à l'analyse des données
-Être force de proposition pour optimiser la gestion
5. Procédures, réglementation et travail en réseau
-Appliquer les procédures financières internes et nationales
-Participer à l'harmonisation des pratiques entre gestionnaires
-Travailler en lien étroit avec la direction, de la DAF, de l'agence comptable, et les collègues du pôle
Activités complémentaires
1.Gestion administrative et RH locale
-Interface avec les services RH de l'établissement pour la remontée de données ou la transmission de pièces.
2.Gestion financière et budgétaire locale
-Suivi des lignes budgétaires dédiées au département ou au laboratoire
-Élaboration des bons de commande, réception, vérification des livraisons et factures, saisie dans SIFAC
-Constitution des dossiers administratifs pour appels à projets internes
-Préparation de bilans financiers simplifiés ou d'indicateurs de consommation budgétaire pour la direction du département

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances (savoir) :
-Connaître l'environnement de l'enseignement supérieur et de la recherche, l'organisation des études au sein du système universitaire et des établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP)
-Connaître les missions et les priorités de l'Université et de l'Institut des Sciences et Techniques, ainsi que leur organisation
-Connaître les principes budgétaires et financiers de la comptabilité publique
-Maîtriser les règles et techniques de la comptabilité, les procédures budgétaires et les finances publiques applicables dans les établissements publics d'enseignement supérieur
-Comprendre les politiques, dispositifs et procédures propres aux domaines de la gestion administrative, et financière
-Maîtriser les techniques d'élaboration et de diffusion de documents, ainsi que les outils de pilotage (tableaux de bord, reporting, bilans)
-Connaître les règles des marchés publics et les procédures de commande publique
-Posséder un niveau élémentaire en anglais (A1 à A2 du CECRL), notamment pour la compréhension de documents administratifs ou techniques
Compétences opérationnelles (savoir-faire) :
-Maîtriser les outils de bureautique, y compris de messagerie et les applications métiers : SIFAC, TEAMS
-Organiser son travail en fonction des priorités et gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
-Appliquer les directives et les procédures transmises avec rigueur et fiabilité
-Rendre compte régulièrement de son activité et alerter en cas de dysfonctionnement ou de besoin identifié
-Utiliser les systèmes d'information pour la gestion administrative, financière (recherche, saisie, mise à jour, extraction de données)
-Appliquer les règles de la comptabilité publique et les procédures budgétaires (engagement, liquidation, mandatement, suivi des crédits)
-Réaliser des tableaux de bord, suivre des indicateurs, produire du reporting pour l'aide au pilotage
-Contrôler la cohérence, la validité et la conformité des données ou pièces justificatives traitées
-Assurer la logistique d'un service ou d'évènements (commandes, réservations, locaux, fournitures, etc.)
-Faire preuve de pédagogie et adapter sa communication à différents interlocuteurs (enseignants, étudiants, partenaires)
-Mettre en œuvre une démarche qualité et s'adapter à l'évolution des outils et procédures