(GH CENTRE FONCTIONS SUPPORT)secrétariat service social (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Votre mission
Sous la responsabilité du cadre supérieur du Service Social, vous appuyez l'encadrement et organisez l'activité de la gouvernance du service (réunions, instances, suivi de dossiers).
Membre à part entière de l'équipe, vous intervenez au plus près de la gouvernance du Service, sur des dossiers en propre ou en appui, notamment en gestion de projets et relation avec les partenaires internes et externes aux HCL.
Domaines d'activité
Gestion administrative et logistique
- Plannings et agendas de l'encadrement supérieur et des cadres socio-éducatifs, continuité de l'encadrement (congés), coordination avec les autres services des HCL.
- Préparation des réunions, groupes de travail et instances : réservation des locaux, commande des prestations, convocations, diffusion des comptes-rendus.
- Rédaction et diffusion des comptes-rendus, courriers et notes internes; tenue du système d'information (classement, archivage) ; suivi des délais administratifs (rapports d'activité, échéances institutionnelles, renouvellement des conventions).
- Accueil téléphonique, premier niveau de réponse, orientation des interlocuteurs ; mise à jour des listes de diffusion.
- Suivi des mails et dossiers de la coordination, proactivité dans la planification de l'activité, signalement des échéances et dossiers non traités.
Coordination et communication
- Interface entre l'encadrement du Service, les équipes terrain, les directions transversales, les services administratifs, la direction des HCL et les partenaires extérieurs (ex. aides financières).
- Organisation des réunions et temps de travail (supports, invitations), diffusion des informations via les outils collaboratifs (Teams, SharePoint, intranet).
Appui à la conduite du service
- Support technique pour le volet social du Dossier Unique Patient - Easily (formulaires, menus déroulants), en lien avec les services informatiques pour les CERFA.
- Appui RH aux cadres (recrutements, effectifs, gestion du temps), suivi des droits d'accès et portails nécessaires à l'activité.
- Contribution à l'édition et à la diffusion des données d'activité et du rapport d'activité du service social.

PROFIL RECHERCHÉ :

Vous êtes titulaire d'un diplôme type BTS Assistant de Direction ou apparenté, ou vous justifiez d'une expérience significative dans le domaine.
Idéalement, vous avez une expérience ou une connaissance du domaine de l'action sociale.
Compétences organisationnelles et professionnelles
Hiérarchisation des priorités et gestion des urgences
Autonomie, rigueur et prise d'initiative
Sens de l'organisation, de l'anticipation et de la synthèse

Qualités relationnelles et communication
Sens de l'accueil, des rapports institutionnels, discrétion et respect du secret professionnel
Capacités relationnelles développées, amabilité et disponibilité
Expression orale et écrite fluide, maîtrise parfaite du français

Maîtrise technique et outils
Outils bureautiques (Pack Office, Intranet, Outlook, OneNote)
Outils collaboratifs (Teams, SharePoint, Doodle)
Logiciels spécialisés (BO, QlikView) et appétence pour les nouvelles technologies et l'IA

- Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement.
- Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité de mise en stage rapide afin d'accéder au statut de la fonction publique.