Assistant de direction (H/F)

Dans le cadre d'un remplacement sous la responsabilité de la Cheffe de Service Administratif, l'Association Charles Prévost Notre Dame de Lenne recrute un Assistant de direction (H/F)
CDI TEMPS PLEIN.
lieu d'activité : PIGNAN

PROFIL RECHERCHE
- Maitrise des outils de bureautique
- Maitrise du pack office Microsoft : Un test de bureautique aura lieu lors de la présélection.
- Aisance relationnelle et d'humeur constante et cordiale
- Discrétion
- Autonomie et capacité d'adaptation - travail en équipe
- expérience minimum d'un an en assistant de direction
Salaire de base selon CCN 1951
Poste ouvert aux personnes en situation de handicap

Listes des missions, liste non exhaustive :

Secrétariat de Direction :
- Rédiger/diffuser les N.I du pôle (P/O DA ou Dir),
- Soutenir l'encadrement dans la rédaction et ou le traitement de courriers (hors documents éducatifs),
- Prise de note et compte rendu de certaines réunions

Coordonnées au service RH :
- Être référent méthodologique planning (FOCAT) sur le pôle (appuis techniques aux cadres)
- Participer aux paramétrages pour assurer le bon déroulement des plannings et Web salariés,
- Être fonction d'alerte en lien avec le suivi des absences du pôle (congés, formations, maladie, .),
- Être fonction d'alerte en lien avec le suivi des compteurs de congés du pôle,
- Assurer la gestion intégrale des plannings et compteurs d'annualisation des surveillants de nuit,
- Participer à la gestion des recrutements (diffusion annonces, prise de RDV, tests, classement, .)
- Suivi des stagiaires dans le lien avec les organismes de formation
- Gestion de la partie logistique des formations en intra (réservations de salles, commandes des repas, .)

Coordonnées au Secrétariat Educatif :
- En coordination avec les secrétaires éducatives, s'assurer du suivi des demandes d'admissions
- En coordination avec les secrétaires éducatives, s'assurer de la bonne gestion des FDA et fiches navettes pour l'IED
- tenir le tableau des mutualisations : périodes de mutualisation + effectifs (MAJ)

Formalisation des procédés et fluidité méthodologique :
- En lien avec le support, appui méthodologique, soutient à la création des procédures
- Participer au déploiement des outils et procédés actés (relais auprès des autres professionnels)

Soutien - relais transversal inter-pôles :
- Partager les compétences entre assistantes de pôles et être relais (logique de continuité permanente)

Alerter la Direction en cas de dérive ou de dysfonctionnements observés sur les activités confiées

HORAIRES : 35h, planning à définir avec l'employeur
Coeff conventionnel CCN51 : 439 + 50 points