Assistant de la directrice de l'Ecole Doctorale (H/F)

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Contrat : CDD d'1 an.

L'agent est placé sous l'autorité du Responsable du Service Scolarité et Formation Continue et travaillera en étroite collaboration avec la direction de l'ED. Gestion et suivi des directeurs et directrices de thèse (HDR) affiliés à l'ED. Gestion et suivi des doctorants au cours de leur doctorat à l'Université Paris-Saclay. Veiller au programme de formation des doctorants en vue de l'acquisition de compétences scientifiques élargies et de leur insertion professionnelle. Organisation et suivi des soutenances des doctorants. Organiser les concours d'attribution des contrats doctoraux.

Missions principales de l'agent :

- Secrétariat de l'école doctorale n°569 de l'Université Paris-Saclay « Innovation thérapeutique : du fondamental à l'appliqué ».

- Assurer une présence dans le service de scolarité de l'UFR de Pharmacie pour répondre aux demandes des doctorants (inscription, soutenance de thèse, validation modules enseignements, renseignements divers.) et la réponse téléphonique aux doctorants non francophones.

- Inscription des doctorants avec validation du dossier d'inscription (document résumé sur l'avancement de la thèse, signatures du directeur de thèse et de pôles, attestation de financement pour les 1ères inscriptions).

- Organisation et participation aux réunions du bureau et du conseil de l'ED et rédaction des comptes-rendus des réunions de I'Ecole Doctorale

- Mise en ligne des projets de thèse sur ADUM

- Mise à jour de la base de données de l'Ecole Doctorale : répertorier les doctorants par année avec le directeur de thèse, le laboratoire d'accueil, le sujet de thèse, le financement, les publications obtenues et les modules d'enseignement validés (environ 290 doctorants inscrits, -80 nouveaux doctorants/an, 80 soutenances de thèse/an).

- Mise à jour de la base de données de I'Ecole Doctorale sur ADUM

- Communication d'informations aux doctorants (français et en anglais), aux responsables de pôle et aux encadrants de l'ED

- Organisation des concours sur divers appels de financements doctoraux (autres que le concours de l'ED): FRM, ADI, CSC etc... Vérification des dossiers et envoi des dossiers aux membres du bureau de l'ED

- Vérification et organisation des dossiers FTLV

- Gestion des appels aux prix de thèse (de la GS HEADS, Chancellerie de Paris.)

- Relation avec l'administration de la GS HEADS et la Maison du Doctorat

- Mise à jour du site web de l'école doctorale

- Gestion de l'application SIREDO entre l'ED et le Ministère de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l'Innovation (MESRI). Collecte des données pour les phases d'évaluation des ED par le MESRI

- Suivi des demandes d'Habilitation à Diriger des Recherches (H.D.R.) (inscriptions, désignations du jury, demande de soutenance, envoie de convocation aux membres du jury et diplomation)

- Gestion et suivi des directions de thèse dans ADUM et des demandes de rattachement d'encadrant à l'Ecole Doctorale

- Rédaction et gestion des bons de commande Participation à l'activité du Service Scolarité

- Commande de fournitures pour le Service

Profil recherché

Connaissance, savoir :

- Maîtriser les outils informatiques (Word/Excel)

- Anglais : B2

- De préférence maîtriser ADUM. Si nécessaire formations possibles sur cet outil.

Savoir-faire :

- Savoir gérer la confidentialité des informations et des données

- Savoir travailler en équipe

- Savoir travailler de façon autonome avec un sens aigu de l'organisation

Savoir-être :

- Grande disponibilité afin de faire face aux situations d'urgence

- Posséder de solides qualités relationnelles

- Être organisé et rigoureux ;

- Etablir des relations directes avec l'extérieur

- Savoir s'adapter et mettre en œuvre de nouvelles procédures