Secrétaire médicale polyvalent(e) (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Dans le cadre de l'évolution d'organisation du temps de travail de la Responsable des secrétariats médicaux, un(e) secrétaire médicale polyvalent(e) est recherché(e) pour assurer pour partie des missions de secrétariat médical et pour partie, l'assistance à la coordination des secrétariats. (AAC n°99-2026).
Mission :
Sous la responsabilité de la Responsable des secrétariats médicaux, vous l'assisterez dans la gestion opérationnelle des secrétariats médicaux (30 ETP) et vous assurerez la fonction de secrétaire médicale polyvalent(e) au sein de l'activité sanitaire AHB.
Activités techniques :
Support et coordination (0.50 ETP), assistanat auprès de la responsable des secrétariats médicaux
- Assurer le suivi des mouvements du personnel dans l'outil GTT e-connection
- Assister dans la gestion du pool de secrétaires : suivi des affectations, suivi des plannings
- Participer au processus de recrutement
- Assister dans la gestion administrative et l'accompagnement des nouveaux professionnels
- Participer à la démarche qualité, la mise en œuvre et l'optimisation des procédures secrétariat
- Assurer la coordination, la participation à certaines réunions, le suivi d'activité et la gestion des suppléances et/ou renforts en l'absence de la responsable
Secrétariat médical polyvalent (0.50 ETP)
Traitement et coordination de l'ensemble des informations médico-administratives du patient. Adaptation aux spécificités de chaque service.
- Traiter les courriers, les dossiers, les documents médicaux et médico-administratifs
- Etablir les comptes-rendus de réunions et de projets divers
- Diffuser, classer et archiver les dossiers et documents médicaux
- Gérer les demandes d'hospitalisation et de consultations
- Réceptionner et diffuser les différentes informations écrites (courriers, notes...)
- Accueillir et orienter les personnes
- Planifier les rendez-vous
- Gérer les agents
- Participer aux groupes de travail, commissions
- Assurer le relais et la communication avec les différents services, établissements et partenaires de l'AHB.
Rémunération selon CCN51
Jours de travail : du lundi au vendredi

PROFIL RECHERCHÉ :

Vous disposez d'une formation de niveau Bac +2 à Bac +4 à dominante administrative / gestion et d'une expérience confirmée en secrétariat médical.
Compétences et qualités recherchées :
- Expérience confirmée en secrétariat médical et connaissance de l'environnement hospitalier
- Autonomie, polyvalence et forte capacité d'adaptation à différents contextes de soins
- Rigueur administrative et organisationnelle, sens des priorités et excellente capacité de planification
- Excellente communication orale et écrite, sens de l'écoute et capacité à fédérer une équipe
- Aisance informatique et bureautique, intérêt pour les missions transversales et la démarche qualité
- Goût pour le travail en équipe et participation active à la vie de l'Association
- Confidentialité et discrétion dans le traitement des informations médico-administratives