Assistant.e administratif.ve accueil et formations continues (H/F)

Au sein d'un Etablissement public local , vous aurez pour mission d'accueillir le public et de participer à la gestion administrative du centre, notamment sur les formations continues

Description des missions :
Accueil de l'EPLEFPA
o Accueil physique : réception des visiteurs, ouverture des portails
o Accueil téléphonique
o Traitement du courrier/courriel

Appui administratif polyvalent pour le CFPCA
o Gestion des ordres de mission, des autorisations de déplacement
o Secrétariat des conseils de centre

Appui administratif formations continues (courtes et longues)
En lien avec les chargées d'ingénierie de formation et l'assistante en charge des formations continues
o Information sur les formations : envoi de la documentation sur les formations, suivi administratif des candidats
o Edition des devis, des conventions de formation, des convocations ;
o Organisation logistique des réunions d'information collective ;
o Suivi administratif au cours de la formation (gestion administrative des feuilles d'émargement et des absences, renseignement des tableaux de suivi, appui à la facturation);
o Edition des documents de sortie de formation, adaptés à chaque situation ;
o Appui à la constitution des dossiers d'inscription et saisie des dossiers sur les plateformes.

Aptitudes professionnelles :
Bonne connaissance des outils informatiques et bureautiques
Connaissance de la réglementation liée aux formations professionnelles pour adultes

Qualités personnelles :
Qualités d'accueil, d'écoute et de communication
Avoir de la rigueur et de la structuration dans son travail, être force de proposition dans l'organisation
Etre capable de s'adapter aux évolutions réglementaires

Conditions d'emploi
Bureau d'accueil de l'EPL
Quotité de travail : 50%, réparti au cours de l'année scolaire
Horaires de travail : tous les après-midi, de 13h15 à 17 heures, soit 18,75 heures par semaine sur 42 semaines
Prise de fonction : 4 janvier 2027